Julie Marie Flom og Andreas William Hennyng i CSC har skrevet fem nye maler for styremedlemmer. I tillegg til maler tilbyr Karnov lovkommentarer, EU-Karnov og annen juridisk litteratur for Karnov-brukere i Lovdata Pro. 

De nye malene er Protokoll fra styremøte (norsk og engelsk), Innkalling og fullmakt til ordinær generalforsamling (norsk og engelsk) og Protokoll fra ordinær generalforsamling (norsk og engelsk). Sistnevnte finnes både i ordinær og forenklet utgave. Malene er skrevet av Julie Marie Flom, advokat i Corporation Service Company (CSC) og Andreas Hennyng, daglig leder i samme selskap.

Les malene med Karnov-tillegget i Lovdata Pro

Påser at utenlandske kunder er i good legal standing

CSC var frem til nylig kjent som Intertrust her i Norge. Etter oppkjøpet av Intertrust globalt har CSC i overkant av 8 000 ansatte. Selskapet har et spesielt godt nedslagsfelt i Asia, USA og Europa. CSC er den desidert største globale leverandør innen sitt tjenestefelt, forteller Andreas Hennyng.

– Vi leverer i hovedsak tre tjenester i Norge: administrasjons- og compliance-tjenester, depotmottakertjenester og tillitsmannstjenester. Malene er spesielt relevante for de som benytter administrasjons- og compliance-tjenestene våre, sier Hennyng.

En del av tjenestene er å holde utenlandske selskaper i good legal standing, altså å sikre at selskapene opererer i tråd med norske lover og regler. Alle kundene til CSC i Norge er utenlandske, hvor halvparten av kundemassen består av PE-fond (Private Equity) som investerer i Norge.

Kunderelasjonen med PE-fondene starter ofte med at fondene kontakter et norsk advokatkontor i forbindelse med for eksempel kjøp av et bygg eller et datasenter. Etter kjøpet kontakter advokatkontoret CSCs norske avdeling på vegne av den utenlandske kunden. CSCs oppgave blir da å løpende påse at virksomheten oppfyller finansielle og juridiske krav overfor den norske stat, for eksempel Skatteetaten.

Andreas påpeker at CSC driver med eierstyring og selskapsledelse (Corporate Governance) på vegne av sine kunder, og at de ikke må forveksles med et advokatkontor.

– Vi er ingen konkurrent til advokatkontorene, heller det motsatte. Vi gjør oppgavene som advokatfirmaene tradisjonelt sett ikke utfører selv. Vi gir ikke juridiske råd, og når vi ser at våre kunder har behov for advokatbistand, kobler vi på det initierende advokatfirmaet igjen, forteller Hennyng.

– Typiske oppgaver vi gjør for PE-fondene, kan være å tilby registrert adresse i Norge, norsk styrerepresentant og regnskaps- og sekretærtjenester. Mye av arbeidet går på å holde kunden underrettet om eventuelle lovendringer som kan ha betydning for deres drift i Norge, samt hjelpe dem å påse at de overholder de forpliktelsene de har i Norge, herunder Altinn-monitorering, forteller Julie Marie Flom.

Det er krav om at minst 50 prosent av norske styrers medlemmer skal være bosatt i en EØS-stat, Storbritannia, Nord-Irland eller Sveits. I de fleste tilfellene ønsker kundene et lokalt styremedlem. Derfor er Andreas også styremedlem i flere av kundenes norske holdingselskaper.

CSC bistår også operative også operative utenlandske selskaper med regnskap, skattemelding, MVA-melding, årsregnskap, finansiell rapportering og bokføring.

Nye maler – en hjelpende hånd

Med flere hundre utenlandske selskaper i kundeporteføljen har Andreas og Julie solid mengdetrening i å løse relevante problemstillinger for styret og øvrig ledelse. Det har gitt gode forutsetninger for å skrive maler av høy kvalitet for Karnov.

Julie forteller at malene skal fungere som en rettesnor og en hjelpende hånd for

styret i praktisk talt alle aksjeselskaper.

–  Alle aksjeselskaper som står midt i et årsoppgjør, og som skal godkjenne et årsregnskap, har bruk for disse malene, forklarer Julie.

Hun forteller at de nye malene er detaljerte i sin utforming.

– Vi opplever at disse nye malene er mer dyptgående og mindre oppstykket enn de vi tidligere har benyttet. Mange maler har fokusert mye på selve årsoppgjøret. Det er flere andre oppgaver og utfordringer i forbindelse med styrearbeid. For eksempel styreansvarsforsikring, det å vurdere om det er tilstrekkelig egenkapital og likviditet i selskapet, inntreden av nye styremedlemmer og styrehonorar, forteller Julie, før Andreas skyter inn:

– Man ser også stadig flere styreansvarssaker. De som taper penger når et selskap går konkurs, vil gjerne se på hvor de kan få dekning. Da går de gjerne rett på styret. Sakene omhandler ofte passivitet.

Andreas legger til at malene kan hjelpe styret med å minne dem på hva de må tenke på og behandle, for eksempel dette med egenkapital og likviditet. Det er spesielt viktig når utbytte skal utbetales, forteller Hennyng.

Tverrfaglige kompetanse

Flom forteller at malene er forfattet av et tverrfaglig miljø, og at de derfor er relevante for flere enn primærmålgruppen. I tillegg er de kjønnsnøytrale, hvilket er en tilpasning til nye lovkrav om kjønnsbalanse i styret til visse aksjeselskaper.

For Karnov-brukere ligger de fem malene tilgjengelig i Lovdata Pro. Hennyng sier at malene i likhet med lovkommentarene til Karnov vil bli oppdatert når det skjer lovendringer.

– Som styremedlem får en stadig flere forpliktelser. Åpenhetsloven er et eksempel på det. Hvis det kommer nye forpliktelser i forbindelse med styreverv, eller dersom eksisterende forpliktelser endres, vil vi oppdatere Karnovs maler, avslutter han.